Цех списал материал в брак, склад принял его как возврат, в учёте обе стороны показали потерю — материал ушёл на сторону, и при этом ни одно подразделение своего регламента не нарушило. Так устроено большинство потерь: не в нарушении процедуры, а в зазоре между двумя процедурами, каждая из которых написана отдельно. Результат работы — карта фактических маршрутов движения активов, наложенная на регламентные, с перечнем расхождений; список контрольных точек, которые не выявляют нарушений, с оценкой стоимости каждой; и предложения по перекрытию найденных стыков.

Мы не читаем регламенты, а тестируем процедуры на живом процессе. Время выполнения операций замеряется секундомером на месте. Проводится контрольная попытка получить доступ к активу с намеренно пропущенным шагом — сработает ли отказ. Сто единиц товара помечаются скрытой меткой и запускаются по полному циклу: продажа, использование, гарантийный возврат; там, где метка потерялась, находится дыра. Регламент отвечает на вопрос, как должно быть. На вопрос, как есть в действительности, отвечает только проверка на месте — и расхождение между этими двумя ответами и есть предмет работы.

Цех — склад готовой продукции. Нет акта приёма-передачи между сменами; в ночную смену появляются «мёртвые» паллеты — числятся браком, фактически годные.
Склад сырья — производственный цех. Передача материалов без оформления возвратной тары; вынос сырья под видом тары.
Закупки — бухгалтерия. Единицы учёта ТМЦ по документам и в базе не совпадают; накопление и вывоз сверхнормативных остатков или их использование для неучтённого производства.

Охрана — отдел логистики. Нет журнала передачи ключей от ворот; ночной выезд без оформления с хищением навалочных грузов — щебня, удобрений.
Охрана периметра — склад готовой продукции. Номера пломб на выезде не сверяются с данными склада; пломба срезается, часть груза изымается, ставится новая.
Диспетчерская — сторонний водитель. В маршрутном листе нет времени прибытия на каждый контрольный пост; слив топлива в зоне, не покрытой контролем.

Ремонтная служба — склад запчастей. Требование на запчасти оформляется без дефектной ведомости либо ведомость не имеет необходимых согласований; новый узел демонтируется, заменяется старым, снятый продаётся.
Производство — лаборатория. Пробы отбирает сотрудник цеха, а не лаборант; качество завышается, дорогой реагент списывается в брак.
Склад МТР — инструментальный цех. В журнале выдачи нет графы фактического возврата и инвентарного номера — только модель; инструмент уходит «в ремонт» или оседает у исполнителя, возвращается чужой, старый или сломанный.

Начальник смены — операторы. Ведомость нарядов подписывается без сверки фактического времени; приписки часов.
Склад ГСМ — транспортный цех. Топливо выдаётся по талонам без фиксации пробега; слив.
Столовая — бухгалтерия. Отчёт по движению продуктов не сверяется с количеством фактически выданных обедов; приписки с последующим выносом.
Бухгалтерия — казначейство. Платёж в адрес фирмы-однодневки, проведённый в учётной системе как оплата процентов по кредиту.

Картографирование серых зон · 2 недели
Регламенты пишутся по подразделениям, а активы движутся поперёк подразделений. Задача этапа — наложить фактический маршрут на регламентный и увидеть, где они расходятся.

Цех списал материал в брак, склад принял его как возврат, в учёте обе стороны показали потерю. Материал ушёл на сторону.
Охрана выпускает груз по накладной за подписью начальника цеха, хотя по регламенту нужна вторая виза бухгалтера. По документам груз — брак, по факту он новый.
Сторож на КПП фиксирует въезд машины, но диспетчер не проверяет пломбы. Водитель выгружает часть ТМЦ между постом охраны и складом, дальше эти ТМЦ идут в неучтённое производство.

Аудит лишних операций · 2 недели
Избыточная процедура не остаётся нейтральной: её начинают обходить, и обход становится привычкой. Задача этапа — найти операции, которые никого не защищают, но создают повод их пропустить.

Для выдачи лестницы со склада нужно четыре визы. Кладовщик, чтобы не бегать, выдаёт инструмент без подписей и фиксирует потом «бой». Инструмент оседает у рабочих.
Требуется фотографировать каждую паллету перед погрузкой. Кладовщик делает тысячу снимков в день, двести из них к процессу не относятся — сняты на прошлой неделе или в другом цехе. По бумагам контроль есть, по факту часть паллет уезжает без фото.
Обход территории по пятидесяти точкам с электронными метками. Охранник отбивает все метки за пять минут, зная обходной путь наизусть.

Стык безопасности, кадров и ИТ · 1 неделя
Три службы, между которыми чаще всего теряется ответственность: кадры знают об увольнении, безопасность отвечает за пропуска, ИТ управляет доступами. Каждая уверена, что действие выполнила соседняя

Сотрудник уволен три месяца назад, пропуск работает. Другой человек заказывает на него материалы или вывозит груз по доверенности.
Администратор системы контроля доступа продаёт дубликаты магнитных карт. Охрана на КПП видит штатную карту, сверка с видео не ведётся.
Видеонаблюдение записывает по расписанию с 08:00 до 20:00. Нарушения происходят в 20:05; ИТ знает о настройке, но считает её не своей зоной ответственности.

Полезность контрольных точек · 1 неделя
Самое короткое направление и обычно самое неприятное для менеджмента: оно измеряет не нарушения, а результативность самого контроля.

На проходной стоит штамп «Проверено», но сторож ставит его на все накладные, не заглядывая в кузов.
Охранник на весах фиксирует вес машины на въезде и не сверяет с весом на выезде — либо сверяет формально, с допуском в полтонны.
В журнал выдачи ключей вписываются все подряд, никто не проверяет, вернул ли ключ предыдущий. Появляются дубликаты.

Действующие регламенты по проверяемым процессам — в том виде, в каком они есть, включая отсутствующие.

Доступ на площадку и согласие на проведение проверочных действий: хронометраж, контрольные попытки, прогон меченой партии.

Выгрузки журналов системы контроля доступа и видеонаблюдения за период.

По одному сотруднику от каждого смежного звена для короткой беседы.

Письменное распоряжение о проведении аудита за подписью уполномоченного лица.

Карта фактических маршрутов движения активов, наложенная на регламентные, с перечнем расхождений.

Перечень серых зон между подразделениями с указанием, какая сторона считает контроль чужой обязанностью.

Список контрольных точек, не выявивших ни одного нарушения, с оценкой стоимости их выполнения.

Перечень лишних операций, создающих повод для обхода.

Предложения по перекрытию стыков и по сокращению процедур до минимально достаточного набора.

Для каждой контрольной точки — подпись мастера, отметка ОТК, взвешивание, штамп охраны на выезде — задаётся один вопрос: сколько раз за последние три года эта операция выявила нарушение? Ответы «ни разу» и «мы не считали» означают одно и то же: результативность процедуры неизвестна, а расходы на неё компания несёт ежедневно.

На проходной стоит штамп «Проверено», но его ставят на все накладные, не заглядывая в кузов. Вес машины фиксируется на въезде и не сверяется на выезде. В журнал выдачи ключей вписываются все подряд, и никто не проверяет, вернул ли ключ предыдущий. Отчётность формируется исправно, нарушение не выявляется никогда.

Для выдачи лестницы нужно четыре визы — кладовщик выдаёт инструмент без подписей и списывает потом «бой». Требуется фотографировать каждую паллету — из тысячи снимков в день двести не относятся к процессу. Обход по пятидесяти точкам — охранник отбивает метки за пять минут. Чем сложнее процедура, тем выше вероятность, что её начнут имитировать, и тем надёжнее прикрыта имитация.

Служба безопасности отвечает за исполнение процедур, а предмет аудита — сами процедуры и зазоры между ними. Кроме того, три направления из четырёх к работе СБ прямого отношения не имеют: они касаются стыков между цехом и складом, закупками и бухгалтерией, кадрами и ИТ. Проверка своих процедур силами тех, кто их исполняет, невозможна структурно.

Регламент отвечает на вопрос, как должно быть. Аудит отвечает на вопрос, как есть. Расхождение возникает не оттого, что регламент плох, а оттого, что он написан по подразделениям, а активы движутся поперёк. Свежий регламент этого не меняет — иногда усугубляет, добавляя согласований.

Нет. Проверяется процедура, а не человек: тестируется, сработает ли отказ, а не поймать ли конкретного сотрудника. Все проверочные действия согласуются с вами заранее и проводятся по письменному распоряжению. Результат такой проверки — основание для изменения процедуры, а не для взыскания с работника, и мы прямо оговариваем это до начала работы.

Начать можно с картографирования: две недели, три тройки смежных регламентов, наложение фактических маршрутов на регламентные. По результатам становится видно, где активы движутся не так, как описано, — и требуется ли проверка остальных направлений. Этап самостоятелен: продолжение не является обязательным.

Аудит процессов безопасности: серые зоны между подразделениями

Что «Де Факто» может сделать для вас

Где возникают серые зоны

Направления работы

Как устроена работа

Контрольная точка, которая ни разу ничего не выявила

Вопросы и возражения

Материалы по теме

Узнайте, как происходит потеря активов на стыке ответственности между руководителями