Центр аналитики и внутреннего контроля
De Facto
Факты - наша валюта
Контроль материального баланса
Сведение цепочки «закупили — израсходовали — произвели — продали — осталось» по всем участкам движения ТМЦ. Контрольные точки разрабатываются и внедряются совместно с вашими сотрудниками и остаются работать после завершения проекта.
Соглашение о неразглашении заключается до обсуждения деталей.
Связанные услуги
Что DF может сделать для Вас
Постановка контроля материального баланса даёт ответ на вопрос, который в производственной и торговой компании обычно остаётся без точного ответа: сходится ли цепочка от закупки до остатка на складе, и если нет — на каком именно участке начинается расхождение. Результат работы — замкнутый контур контроля: описанные бизнес-процессы закупок, склада и производства, встроенные в них контрольные точки, отработанная процедура выборочных инвентаризаций, карты рисков по отделам закупок и хранения, должностная инструкция и показатели эффективности контролёра.
Работа устроена как совместная, а не как внешняя проверка. Значительную часть шагов — описание процессов, отбор позиций и проведение выборочных инвентаризаций, поиск аномалий в выгрузках — выполняет сотрудник Вашей компании. Мы задаём методику, проверяем результат и разбираем найденное. Такой порядок решает две задачи одновременно. Во-первых, знание остаётся внутри компании и не уходит вместе с подрядчиком. Во-вторых, контрольные процедуры разрабатывает тот, кому предстоит их исполнять, что существенно снижает сопротивление при внедрении. Наша функция — методология и независимая проверка: мы не даём процессу свернуть в теоретизирование, освоение бюджета или сведение внутренних счетов.
≈ 116 часов методической работы
Три процесса: закупки, склад, производство
Контрольные точки, встроенные в процесс
Подготовленный контролёр с инструкцией и KPI
Направления работы
Пять направлений в порядке их прохождения. Диагностика определяет, какие участки проверяются углублённо; заключительный блок закрепляет найденное в документах и в постоянной функции.
Диагностика учётной базы · 16 часов
Работа начинается с выгрузкИ. Расхождение между тем, как процесс описывают сотрудники, и тем, что показывают данные, обычно и оказывается первой находкой.
- Анализ учётной базы — выявление аномалий материального баланса по всей цепочке движения ТМЦ. Определяет, какие участки проверяются углублённо и какие позиции попадут в выборочные инвентаризации.
Закупки и поставщики · 27 часов
Закупки — участок с наибольшей концентрацией риска: здесь одновременно принимаются решения о поставщике, о цене и о самой необходимости закупки.
- Методика описания бизнес-процессов — что считается качественно описанной процедурой и как в описании обнаруживается точка контроля.
- Описание процессов закупки основных и вспомогательных материалов — с выявлением узких мест и разработкой предложений по контрольным точкам.
- Поиск цифровых аномалий в закупках — отклонения в закупочных ценах и в объёмах.
- Проверка благонадёжности поставщиков — анализ по базам и методами OSINT, выявление скрытой аффилированности, совпадение IP-адресов отправителей.
- Контроль задолженности — построение системы контроля, автоматизация сверок, отличие работающего регламента от формального.
Склад и товародвижение · 31 час
Склад — место, где расхождение между учётом и фактом становится измеримым. Инвентаризации в этом блоке выборочные: сплошная показывает итог, выборочная — механизм, которым итог получен.
- Выборочные инвентаризации — отбор позиций, порядок оформления, разбор результатов и выработка контрольных точек по выявленным расхождениям.
- Материальная ответственность — порядок оформления для кассира, кладовщика и иных материально ответственных лиц; проверка заключённых договоров на соответствие целям компании.
- Складское хранение — расхождение FIFO между учётом и фактом, каннибализация, контроль запасных частей при ремонте, хранение и утилизация брака поставщика, оценка излишков.
- Учёт возвратов — возврат готовой продукции от клиента, дистанционное признание брака без физического возврата, поступление брака от поставщика.
- Межскладские перемещения — типичные ошибки при разделении юридических лиц, ошибки в KPI кладовщиков, приводящие к припискам, контроль техническими средствами.
- Внутреннее потребление — проверка обоснованности, выявление аномальных значений.
- Брак и потери при хранении и отгрузке — установление нормативов, документальное оформление, проверка фактических значений на соответствие нормативам.
- Отгрузки покупателям — наличие и действительность актов сверки, анализ правок при отгрузках, учёт недогруза и пересорта.
Производство · 22 часа
В производстве потери маскируются нормой расхода: списание в её пределах вопросов не вызывает, а сам норматив, как правило, давно не пересматривался.
- Описание бизнес-процесса производства — этапы, узкие места, стандартные конфликты мотивации между производством, складом и закупками.
- Проверка калькуляций — отбор позиций, физическая проверка с использованием технических средств, разбор расхождений.
- Списание материалов на выпуск — порядок списания, анализ правок задним числом и корректировок.
- Отходы и производственный брак — порядок учёта и утилизации, проверка соответствия объёмов.
- Незавершённое производство — порядок учёта, выборочная инвентаризация НЗП, проблемы несинхронной инвентаризации без одновременной проверки готовой продукции и сырья.
Институционализация контроля · 20 часов
Контроль, который держится на конкретном человеке, заканчивается вместе с ним. Заключительный блок переводит найденное в документы и в постоянную функцию.
- Проверка системы мотивации — соответствие KPI сотрудников, влияющих на материальный баланс, целям компании; устранение противоречий между производством, складом и закупками.
- Карты рисков — по отделам закупок и хранения, с оценкой вероятности и размера возможного ущерба.
- Проверка полноты контроля — определение «серых» зон, выявленных в ходе работы.
- Должностная инструкция контролёра — систематизация задач и закрепление их в документе.
- Показатели эффективности контролёра — KPI контрольной функции в рамках KPI компании.
- Итоговая встреча — подведение результатов работы.
Как устроена работа
Каждый шаг состоит из двух частей: методической — с нашей стороны, и практической — со стороны вашего сотрудника. Замечания и уточняющие вопросы по выполненной работе предоставляются в течение суток после получения, разбор проводится на следующей встрече.
Наша сторона
Сторона заказчика
Методика: как описывать процесс, где искать точку контроля, как отбирать позиции для проверки.
Анализ учётной базы и выявление аномалий материального баланса.
Проверка выполненной работы и разбор результатов.
Независимая оценка: контроль того, чтобы работа не свелась к формальности.
Описание бизнес-процессов закупок, склада и производства.
Отбор позиций и проведение выборочных инвентаризаций.
Поиск аномалий в выгрузках за последние три месяца.
Оформление служебных записок по внедрению контрольных процедур.
Оплата почасовая и зависит от степени участия ваших сотрудников: большинство шагов они могут выполнить самостоятельно. Гарантия конфиденциальности. Ориентировочная стоимость проекта — от 200 тысяч рублей
Почему это нужно
Управлять можно только возможностью
Классический треугольник мошенничества (Дональд Кресси, 1953) включает три элемента: давление, возможность и рационализация. Компания не влияет на личные обстоятельства сотрудника и не управляет его самооправданием. Единственный элемент, поддающийся управлению, — возможность, и она определяется устройством контроля.
Отсутствие контроля не нейтрально
Злоупотребление редко начинается с прямого хищения. Сначала ослабевает учёт: инвентаризации становятся нерегулярными, несколько функций сходятся на одном человеке — он и заказывает, и принимает, и списывает. Это средовая подготовка. Фиктивные документы и сокрытие недостачи появляются позже, когда для них уже подготовлено место.
Контроль влияет на стоимость капитала
Наличие работающей системы внутреннего контроля снижает премию за риск, упрощает и удешевляет прохождение аудитов и проверок со стороны крупных контрагентов. Отсутствие — увеличивает и то, и другое: аудиторы выставляют дополнительные часы.
Вопросы и возражения
«Контроль убивает инициативу»
Инициативу убивает неадекватный контроль: избыточный, дублирующий, не учитывающий реальные риски. Разумный контроль даёт сотрудникам уверенность, что условия честные и их не обворуют. Мы определяем минимально достаточное количество контрольных точек, а не максимальное.
«У нас небольшая компания, мы все на доверии»
Именно в небольших компаниях одно злоупотребление может оказаться критичным: запас прочности меньше, а система контроля, как правило, слабее. Доверие не заменяет контроль — оно на нём держится.
«У нас все свои, чужих нет»
Подавляющее большинство хищений совершают именно свои. Посторонний не имеет доступа к учётной системе, к складу и к процедуре согласования — а близость и доступ и создают возможность.
«Это дорого»
Стоимость контрольных процедур сопоставляется с размером предотвращаемых потерь. Контроль, который стоит дороже того, что он предотвращает, мы не предлагаем: расчёт делается до начала работы.
«У нас и так слишком много процедур»
Избыточный контроль сам провоцирует нарушения. Если для выдачи заказа клиенту нужны пять подписей, сотрудники начинают их подделывать — сначала чтобы не потерять сделку, затем по привычке. Отдельная задача проекта — убрать процедуры, которые не работают.
«Сколько времени это займёт у наших сотрудников?»
Работа рассчитана примерно на 116 часов методических занятий и разборов. Практическая часть выполняется сотрудником в рабочем порядке: описание процессов, выборочные инвентаризации, поиск аномалий в выгрузках. Объём участия регулируется и напрямую влияет на стоимость.
«Достаточно ли у нас данных?»
Как правило, да. Базового учёта в 1С и складских документов достаточно, чтобы увидеть аномалии материального баланса. Там, где данных не хватает, первым результатом работы становится настройка их сбора.
Начало работы
Первый шаг — анализ учётной базы: 16 часов, по результатам которых становится понятно, на каких участках расходится материальный баланс и какой объём работы требуется дальше. Этот шаг самостоятелен: продолжение проекта не является обязательным.
Соглашение о неразглашении заключается до обсуждения деталей. Ответ в течение рабочего дня.
Центр аналитики и внутреннего контроля «Де Факто». Работаем по модели COSO и методологии ACFE. Факты — наша валюта
Производство
Розничная торговля
Оптовая торговля
Строительство
Общественное питание
СТО
Страховые компании
Прокат и раскат а/м
Шоу-бизнес
Химическая промышленность
Центр аналитики и внутреннего контроля
De Facto
Факты - наша валюта
Лицензия: № Л055-00106-78/00001076
Обеспечение экономической безопасности юридических лиц и ИП
191317, Россия, Санкт-Петербург, пл. Александра Невского, 2 https://yandex.ru/maps/-/CTwgv8LM
Бизнес-центр Москва
Правовая информация
ИП Евдокимова Анастасия Валерьевна
ИНН: 781115880667
ОГРНИП: 321784700361238
Вернуться наверх