Выявление завышенных расходов и причин падения прибыли

«Почему прибыль есть, а денег нет» — самый частый вопрос собственника. Ответ обычно не в хищениях: из двадцати четырёх типичных причин роста расходов прямое воровство составляет одну. Остальные — привычка, структура, квалификация и то, как устроена мотивация руководителей.

Мы находим деньги, которые компания тратит без отдачи, и деньги, которые она уже заработала, но не может использовать. Первое — завышенные закупочные цены, неиспользуемые лицензии, дублирующиеся функции, оплачиваемые мощности, работающие вхолостую. Второе — оборотный капитал, замерший в запасах, дебиторской задолженности и неликвидах. Результат работы — перечень статей с указанием суммы возможной экономии по каждой, приоритетом и сроком получения эффекта, а также расчёт того, сколько денежных средств можно вернуть в оборот без сокращений и без продажи активов ниже стоимости.

Это не дублирование работы вашего финансового директора. У него анализ затрат — одна из десятка функций, и занимается он ею в промежутках между остальными. Мы берём только её и работаем углублённо. Второе отличие важнее: мы не включены в корпоративную систему сдержек и противовесов. Руководитель, защищающий свой бюджет, — нормальное явление, и внутри компании его аргументы всегда весомее, чем аргументы того, кто предлагает бюджет урезать. Внешняя оценка избавлена от этой арифметики. И мы начинаем не с предложения сократить, а с расчёта: сколько конкретная статья приносит и сколько стоит.

Нет регулярного контроля и аудита затрат.
Недоработанная закупочная политика.
Нет процедуры периодического пересмотра операционных расходов: договор, заключённый пять лет назад, продлевается автоматически.
Нет процедуры передачи дел при смене сотрудника — с соответствующей потерей информации.

Нерациональная структура персонала и фонда оплаты труда: чем больше подчинённых, тем выше статус и вознаграждение руководителя.
В период роста набрали дорогих специалистов и до сих пор ждут от них отдачи, не признавая, что в изменившихся условиях она маловероятна.
Дублирование функций, в том числе из-за недостаточного качества автоматизации.
Низкая квалификация персонала.
Низкая квалификация финансово-экономического блока.

Отсутствие реального запроса на оптимизацию: «шеф побуянет и успокоится».
Психологическое нежелание продавать неликвиды ниже цены закупки — то есть превращать по учёту актив в убыток.
Руководители защищают свои бюджеты: больше денег — больше влияния.
Наивность персонала при резком изменении внешних условий: «у компании сложности, но не мой отдел их вызвал».

•«Родные люди»: решения принимаются в пользу знакомых поставщиков и подрядчиков.
•Прямое хищение.
•Излишняя доверчивость — при нескольких учредителях, когда один из них исполняет функции генерального директора.
•Избыточные «золотые парашюты» как плата за молчание.
•Политика «разделяй и властвуй»: службы контроля и безопасности заняты борьбой друг с другом больше, чем своей работой.

Затраты и закупки · 4–6 недель
Закупки традиционно считаются лучшим местом для получения неучтённых доходов, и это правда. Но дело чаще не в честности, а в психологическом профиле: контролёр закупок мыслит иначе, чем закупщик, — если бы он умел закупать, он занимал бы другую должность. Именно поэтому процедура может выглядеть прозрачной, а контроль эффективным, при том что очевидное остаётся незамеченным.

АНАЛИЗ ВСЕХ СТАТЕЙ ЗАТРАТ ЗА ТРИ ГОДА

ПРОВЕРКА ЗАКУПОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Персонал и функции · 2 недели
Оценивается прежде всего фактическая загрузка и наличие требований к качеству работы. Отдельный предмет — показатели эффективности, которые не способствуют финансовому росту компании, а иногда прямо ему мешают.

ЭФФЕКТИВНОСТЬ ПЕРСОНАЛА И ФОНД ОПЛАТЫ ТРУДА

АУТСОРСИНГ НЕПРОФИЛЬНЫХ ФУНКЦИЙ — И ОБРАТНЫЙ ПЕРЕСМОТР
Функцию когда-то передали на аутсорсинг, чтобы не заниматься ею самим. С тех пор условия изменились, а решение — нет: сотрудники, обслуживающие это направление, заинтересованы в сохранении текущего положения.

ЭФФЕКТИВНОСТЬ ПЕРСОНАЛА И ФОНД ОПЛАТЫ ТРУДА

Хронометраж рабочего времени.
Факторный анализ роста показателя «ФОТ к выручке» — с учётом аутсорсинга, в том числе скрытого.
Анализ составляющих производительности труда для сдельных специалистов.
Анализ текучести персонала и расчёт стоимости потери сотрудника.
ABC-анализ для выявления ложно незаменимых.

Запуск канала — приём обращений, регламент их обработки, сроки реакции.
Информирование — размещение материалов внутри компании и в зоне, доступной внешним контрагентам: поставщикам, водителям, клиентам.
Периодическая проверка присутствия — визуальные материалы имеют свойство исчезать со стендов. Их наличие проверяется регулярно, в том числе в зонах для внешних посетителей.
Регламент реагирования — кто получает сигнал, в какой срок, что считается закрытым обращением.

Приём и фиксация — без требования представиться и без требования приложить доказательства. Заявитель не рискует ровно до того момента, пока не начал собирать подтверждения.
Первичная верификация — отделяем проверяемый факт от эмоциональной части обращения. Мотив учитывается при оценке достоверности, но не при решении, проверять ли.
Определение системной проблемы — единичный сигнал указывает не только на человека, но и на процедуру, которая позволила ситуации возникнуть.
Передача заказчику — что произошло, что из этого проверяемо, на какую системную проблему указывает и кому имеет смысл адресовать служебную проверку.

Если сотрудник дошёл до трудовой инспекции, у компании есть либо подтверждение, что после его обращения на линию меры принимались, либо встречный вопрос — почему он не воспользовался доступным инструментом. Анонимные обращения позволяют реагировать до эскалации: это дешевле разбирательства после неё. Отдельный эффект — снижение напряжённости: канал даёт выпустить эмоции до того, как они станут конфликтом.

Схема злоупотребления строится на договорённости с ограниченным кругом: с кладовщиком, с контролёром, с бригадиром. Анонимный канал этот расчёт ломает — договориться с нужным человеком становится недостаточно, потому что сообщить может любой, кто видел, и по мотиву, который договорённостями не закрывается. Схема перестаёт быть безопасной ещё до того, как кто-то позвонит. Отдельно: наличие канала — требование ISO 37001 по системам антикоррупционного менеджмента.

Часть обращений действительно окажется ложной. Но ложный сигнал — данные другого рода: неподтвердившееся обвинение в адрес контролёра подтверждает, что он неподкупен, и указывает на напряжение в процедуре. Точки, вокруг которых концентрируются жалобы, устойчиво совпадают с зонами риска.

Именно поэтому канал должен быть внешним. В небольшом коллективе внутреннее обращение раскрывает заявителя почти гарантированно — по формулировкам, по кругу осведомлённых, по времени подачи. Анонимность здесь обеспечивается не техникой, а тем, что сообщение уходит за пределы компании.

Можете, но сигнал о руководителе с высокой вероятностью попадёт к нему самому или к его коллеге, а внутренний ящик не обеспечивает анонимность технически: остаются номер, почта, голос, характерные обороты речи. Кроме того, кто-то должен сообщения обрабатывать — и делать это, не будучи лицом заинтересованным.

Стоимость складывается из внедрения — запуск канала, информирование, регламент реагирования — и ежемесячного обслуживания, объём которого зависит от численности персонала. Ориентир для сравнения: канал окупается на одном выявленном хищении или одной предотвращённой остановке производства.

Центр аналитики и внутреннего контроля
De Facto

Факты - наша валюта

Выявление завышенных расходов и причин падения прибыли

Что «Де Факто» может сделать для вас

Почему растут расходы

Направления анализа

Как устроена работа

Внедрение

Обработка сигнала

Что даёт канал помимо сигналов

Вопросы и возражения

Материалы по теме

Узнайте то, что видят ваши сотрудники

Центр аналитики и внутреннего контроляDe FactoФакты - наша валюта

Выявление завышенных расходов и причин падения прибыли

Что «Де Факто» может сделать для вас

Почему растут расходы

Направления анализа

Как устроена работа

Внедрение

Обработка сигнала

Что даёт канал помимо сигналов

Вопросы и возражения

Материалы по теме

Узнайте то, что видят ваши сотрудники

Центр аналитики и внутреннего контроля
De Facto

Факты - наша валюта