Между тем, что происходит в процессе, и тем, что записано в документе, есть зазор. Акт приёмки подтверждает, что приёмка была, — но не то, что вскрывали скрытые места и проводили взвешивание. Табель подтверждает, что смена отработана, — но не то, что люди присутствовали. Журнал простоев подтверждает, что оборудование стояло, — но не то, что оно не работало на стороннего заказчика. Увидеть этот зазор можно только находясь рядом в момент операции. Результат работы — фиксация фактического исполнения процедур на выбранных участках, перечень расхождений между фактом и документом и материалы, пригодные для служебной проверки.

Специалист находится внутри процесса как обычный сотрудник и выполняет реальную трудовую функцию. Он не провоцирует и ничего не инициирует: он присутствует и фиксирует то, что происходит и без него. Работа ведётся по вашему письменному поручению, с официальным оформлением трудовых отношений. Отдельное условие: услуга не работает в одиночку. Наблюдение показывает, что происходит, но не показывает, сколько это стоит компании и куда идут деньги. Наибольший результат она даёт в связке с анализом связей и финансовым мониторингом: сначала данные показывают, где смотреть, затем проверка на месте показывает, что там происходит.

«Сделай коммерческое как обычно» — предложение готовится не поставщиком, а закупщиком.
Передача данных по конкурентным предложениям «своему» контрагенту.
Общение с поставщиком в личном чате, вне корпоративных каналов.
Подача оферты за минуту до окончания процедуры от «своего» участника.
Сговор через оператора электронной торговой площадки.
Замена букв в адресе электронной почты на визуально неотличимую кириллицу при рассылке приглашений поставщикам.
Аннулирование штрафов за откат.
Наём аффилированной транспортной компании с оформлением фиктивной доставки, которая фактически выполняется силами поставщика.
Приёмка фиктивных брокерских услуг.

Сокрытие факта просрочки поставки; умышленная отправка претензии нерегламентированным способом — например, фотографией документа через мессенджер, не указанный в договоре.
Продажа факторинговой компании долга платёжеспособного клиента с дисконтом.
Бездействие при истечении срока исковой давности.
Искусственное удержание оплаты поставщику для получения вознаграждения за её ускорение.
Переброска аванса по неполученным ТМЦ на следующий заказ с длительным сроком поставки — для сокрытия просрочки, с одновременным размещением заказа у другого поставщика как срочного.

«Карусель»: отказ от учёта в базе со ссылкой на её неудобство, замыкание информации о фактическом местонахождении ТМЦ на себя и быстрое перемещение недостающего объёма на нужный склад перед проверкой. Характерно для строительных площадок с идентичными ТМЦ на разных участках.
Длительное неоприходование ТМЦ под предлогом ошибки в документах — например, излишка в одну единицу — для перекрытия недостачи.
Сговор материально ответственного лица с руководителем: первый уходит на больничный, второй допускает на его склад третьих лиц, не оформив комиссионную передачу. В результате ответственность за недостачу возложить не на кого.
Фальсификация подписей на актах инвентаризации.
Сговор с бухгалтером: перекрытие недостачи излишками на уровне проводок, без информирования ревизионной комиссии. Часто — за счёт брака, вывезенного только по документам.
Сговор с бухгалтером для внесения правок в незавершённое производство и закрытия через него недостач.
Хранение на складе чужого товара за вознаграждение.

Подмена дорогого товара контрафактом при отгрузке.
Перепаковка дешёвых ТМЦ в тару из-под дорогого товара.
Фиктивные акты вывоза бывших в употреблении запчастей дорогостоящего оборудования в металлолом — с одновременной продажей на профильных площадках.
Фиктивные акты о порче по условиям хранения, в крайних случаях — имитация протечек.
Изъятие ремонтных комплектов и бонусных, демонстрационных ТМЦ.
Продажа оборотной тары с фиктивными актами о её поломке и утилизации.
Отсутствие выделенной зоны хранения брака с периодическим перемещением бракованных ТМЦ в «хорошую» тару.
Переклеивание шильд на инструменте и оборудовании для фиктивной выбраковки.
Списание спецодежды и обуви как изношенной с последующей продажей через интернет-площадки.
Фиктивный ремонт с присвоением запчастей; продажа новых запчастей через сторонние сервисы.
Умышленное создание партии брака с неисправимыми внешними дефектами и последующей «бумажной» утилизацией: фактически партия вывозится, восстанавливается и продаётся.

Вывоз давальческого сырья на сторону.
Замена давальческого сырья собственным, более дешёвым.
Использование материалов заказчика как собственных.
Завышение норм расхода по давальческому сырью, инструменту и расходным материалам.
Завышение объёмов выполненных работ.
Неучтённая «ночная смена» со сбытом продукции на сторону.
Работа на пониженной мощности с припиской расходов.
Намеренное занижение производительности, в том числе через поломку станка, ради отработки сверхурочных.
Фиктивная аренда сторонней строительной и производственной техники.

Отдел закупок · 7 объектов, 1–4 человеко-часа на объект
Здесь проверяются преимущественно документы и их история, но изнутри процесса: доступ к черновикам, к перепискам, к промежуточным версиям и к тому, в каком порядке появлялись резолюции.

Коммерческие предложения — проверка времени поступления, количества версий, IP-адресов и стилей оформления. Выявляет: подачу одной компанией нескольких предложений от разных юридических лиц, использование предложения от другой процедуры для отсечения поставщика. 2–3 часа.

Договоры и дополнительные соглашения — проверка скрытых приложений на нестандартные правки, сличение версий в системе документооборота, в CRM и на бумаге. Выявляет: двойное ценообразование, фиктивные неустойки, откатные условия о предоплате, подмену спецификаций и несогласованные спецификации. 2–4 часа.

Склад · 9 объектов, 1–3 человеко-часа на объект
Участок, где присутствие даёт максимальную отдачу: почти каждая операция здесь имеет физическое выражение, а документ подтверждает только её результат.

Обработка возвратов — присутствие при приёмке возвратного товара, фотофиксация состояния и упаковки. Выявляет: подмену возвратного товара, завышение процента износа, повторную отгрузку брака без ремонта — со списанием средств на ремонт в адрес фиктивной компании. 2–3 часа.

Производство · 9 объектов, 2–4 человеко-часа на объект
В производстве почти всё маскируется нормативом: расход в его пределах вопросов не вызывает, а сам норматив, как правило, давно не пересматривался. Фактический замер — единственный способ проверить норматив

Определение участков. Выбираются объекты, где по данным анализа или по вашим наблюдениям вероятность расхождения выше. Проверять все двадцать пять сразу не требуется и не имеет смысла.
Подготовка легенды и оформления. Должность, обоснование появления нового человека, порядок его подчинения. Согласовывается с вами и с тем ограниченным кругом лиц, который вы определите.
Определение круга осведомлённых. Как правило, это только собственник. Чем шире круг, тем ниже результат.

Исполнение реальной трудовой функции. Специалист работает, а не имитирует работу: иначе он заметен и бесполезен.
Присутствие при операциях. Приёмка, взвешивание, отбор проб, отгрузка, пересменка, инвентаризация.
Фиксация расхождений между фактическим исполнением и документом, с привязкой ко времени и участку.
Промежуточные отчёты — вам, в согласованном режиме и по согласованному каналу.

Официальное оформление. Специалист оформляется в соответствии с трудовым законодательством и выполняет реальную трудовую функцию. Скрытым является не факт работы, а её дополнительная цель.
Письменное поручение. Работа ведётся по вашему письменному распоряжению, с определением предмета и границ проверки.
Наблюдение, а не провокация. Специалист не инициирует нарушений, не предлагает и не побуждает к ним. Фиксируется то, что происходит и без него.
Статус результата. Полученные материалы — основание для служебной проверки и для изменения процедуры, а не самостоятельное доказательство и не основание для взыскания с работника. Дальнейшие действия определяете вы.

Документ подтверждает, что приёмка состоялась и претензий нет. Он не подтверждает, что скрытые места вскрывали, что проводилось взвешивание, что дефекты искали. Присутствие при приёмке отвечает на все три вопроса разом — и почти всегда обнаруживает, что хотя бы одно из трёх действий не выполнялось никогда.

Табель подтверждает, что смена отработана. Скрытый хронометраж показывает, сколько человек фактически находилось на месте. Отдельный случай — прогрессивная шкала премирования: результаты нескольких работников записываются на одного, и по документам это выглядит как выдающаяся производительность.

Да. Специалист оформляется в соответствии с трудовым законодательством и выполняет реальную трудовую функцию на вашем предприятии, по вашему письменному поручению. Он не провоцирует нарушений и не побуждает к ним — фиксирует то, что происходит и без него. Полученные материалы служат основанием для служебной проверки и изменения процедур, а не самостоятельным доказательством.

Вероятность есть всегда, и она тем выше, чем дольше работа. Поэтому проверка ограничена по времени и по участкам: задача — зафиксировать исполнение конкретных процедур, а не встроить наблюдателя навсегда. При раскрытии специалист остаётся обычным сотрудником, а собранное к этому моменту сохраняет силу.

Материалы проверки — основание начать служебную проверку в установленном порядке, а не заменить её. Кадровое решение принимается по её результатам и по документам, оформленным в компании. Значительная часть находок вообще не про людей: они про процедуру, которая допускает расхождение.

От одного до четырёх человеко-часов на проверку одного объекта — без учёта подготовки легенды и оформления отчёта. Общий срок зависит от числа участков и от того, насколько часто интересующие вас операции происходят: приёмка бывает ежедневно, инвентаризация — раз в период.

Стоимость складывается из подготовки, времени работы на объектах и оформления результата. Наиболее эффективно и экономно услуга работает в связке с анализом данных: он показывает, на какие два-три участка стоит направить проверку, вместо того чтобы проверять все двадцать пять.

Начать можно с одного участка — например, с приёмки на складе или с тендерной процедуры в закупках. Одна проверка занимает от одного до четырёх человеко-часов и показывает, насколько фактическое исполнение расходится с документом. Если расхождения нет, вы получаете подтверждение, что процедура работает.

Тайный сотрудник: проверка процессов изнутри

Что «Де Факто» может сделать для вас

Что находит проверка изнутри

Объекты проверки

Как устроена работа

Подготовка

Работа на месте

Правовые условия

Что видит документ и что видит человек

Вопросы и возражения

Материалы по теме

Узнайте, что происходит, когда никто не смотрит