Центр аналитики и внутреннего контроля
De Facto
Факты - наша валюта
Внеплановые инвентаризации склада и активов
Внезапный независимый пересчёт в зонах риска: склад, касса, цех, магазин. Проверяем не только количество, но и то, чем позиция является в действительности и сколько она стоит сегодня.
Оплата — процент от обнаруженных недостач и приписок либо фиксированный гонорар. Соглашение о неразглашении заключается до обсуждения деталей.
Связанные услуги
Что «Де Факто» может сделать для вас
Внеплановая инвентаризация отвечает на вопрос, который годовая не задаёт: соответствует ли актив на балансе тому, чем он записан. Стандартный пересчёт подтверждает количество. Наличие позиции на складе при этом не означает ни того, что это именно она, ни того, что она работоспособна, ни того, что она стоит указанных в учёте денег. Результат работы — фактическое состояние активов в трёх измерениях: количество, идентичность и стоимость. С расчётом суммы выявленных недостач, приписок и необходимой переоценки и с документами, пригодными для служебного расследования, взыскания ущерба или передачи в правоохранительные органы.
Проверка внезапная и независимая. Инвентаризация, которую проводят те же люди, что отвечают за остатки, превращается из инструмента контроля в инструмент маскировки: результаты подгоняются под учётные данные, а не наоборот, а расхождения растворяются в объяснительных. Мы отбираем позиции сами, приходим без предварительного согласования даты и фиксируем расхождения в момент пересчёта, до подписания документов. Подготовка ведётся заранее: подбираются эталонные изображения товара для сверки с фактом, привлекаются независимые технические специалисты для проверки работоспособности и вскрытия упаковки, учётная стоимость сверяется с текущими рыночными предложениями с учётом года выпуска и гарантии.
16 типов объектов с отработанной методикой
Позиции для проверки отбираем мы
Расхождения фиксируются до подписания
Оплата — процент от обнаруженного
Что находит внезапный пересчёт
Ни одна из этих ситуаций не видна в учёте: документы по ним оформлены правильно и сходятся. Все они обнаруживаются только при физической проверке.
Подмена
- Подмена качественного сырья на дешёвое.
- Замена исходного инструмента на изношенный с сокрытием порчи — при сговоре с отделом закупок.
- В станках с ЧПУ — замена оригинальных плат на отремонтированные контрафактные.
- Перебивка шильд производителя: новое оборудование заменяется станками предыдущего поколения или других технических характеристик.
- По оборудованию, сданному в ремонт вне предприятия, — замена оригинальных узлов на дешёвые аналоги, ремонт узла без замены по цене замены, отсутствие физического возврата заменённых деталей.
- Подмена калибраторов и подделка документов поверки весового оборудования.
Сокрытие под видом брака и отходов
- Сокрытие годных деталей в контейнере с боем для последующего извлечения.
- Выбраковка годных деталей с их выносом при отсутствии документов по утилизации брака.
- Хищение тары под видом брака.
Подготовка к хищению
- Наличие неоприходованных ТМЦ и отсутствие процедуры оприходования при несоответствии сопроводительным документам.
- Занижение учётных остатков ТМЦ и ГСМ.
- Визуально хаотичное перемещение ТМЦ между складами без проводок.
Актив, переставший быть активом
- Утрата свойств ТМЦ и деградация материала из-за длительного хранения и нарушения его условий: товар фактически бракованный, но переоценка в учёте не проведена.
- Недолив баллонов с энергоносителями поставщиком, несанкционированный отбор газа в бытовых целях.
За периметром предприятия
- Хранение инструмента за пределами площадки и использование его в подработках.
- По готовой продукции на ответственном хранении у третьих лиц — недостача, пересортица, использование без ведома поклажедателя.
- По лабораторному оборудованию (микроскопы, спектрометры) — демонтаж и вынос дорогих оптических блоков с заменой на нерабочие.
Объекты инвентаризации
Набор критических позиций значительно различается по отраслям. Отбор объектов и разработку методики их проверки мы берём на себя. Ниже — типовые объекты и способы проверки.
Сырьё и материалы · трудоёмкость средняя и высокая
Самая сложная группа: проверка требует взвешивания, пересчёта на чистый металл, инструментального контроля или замеров остатков в ёмкостях. Именно здесь расхождения чаще всего маскируются нормой расхода.
- Драгоценные металлы в компонентах (припои, контакты) — внезапное взвешивание всех остатков припоев и лома с пересчётом на чистый металл по паспортам. Выявляет: недостачу золота и серебра, завышение отходов в документах. Трудоёмкость высокая.
- Электронные компоненты, чувствительные к статике — контрольный пересчёт в антистатической зоне с проверкой схемы хранения — наличия заземления и контейнеров. Выявляет: нарушение условий хранения, приведшее к скрытому браку; хищение мелких партий. Трудоёмкость высокая.
- Хрупкое сырьё (керамические заготовки, стеклопластики) — контрольная разбраковка партии с поштучным пересчётом и проверкой на скрытые трещины методом люминесцентного контроля. Выявляет: брак, замаскированный под годное; подмену треснувших изделий. Трудоёмкость средняя.
- Химические реактивы для травления и очистки — сливной контроль: фактический замер остатков в ёмкостях уровнемером и сверка с расходом по техпроцессу. Выявляет: слив реактивов в канализацию для сокрытия хищения; завышение списания. Трудоёмкость средняя.
- Материалы двойного назначения (сырьё для опытного производства) — анализ соответствия фактического остатка нормативному из технологической карты на опытную партию. Выявляет: приписки расхода для сокрытия хищения, использование сырья для личных изделий. Трудоёмкость средняя.
Инструмент, оснастка и тара · трудоёмкость преимущественно низкая
Группа с наименьшими затратами на проверку и высокой отдачей: позиции штучные, дорогие и легко выносимые. Проверка ведётся по биркам, жетонам и поштучному пересчёту.
- Инструмент с алмазным напылением (резцы, свёрла) — поимённое сравнение выданного инструмента по жетонной системе с фактическим наличием в инструментальной. Выявляет: хищение дорогостоящих резцов, сдачу «пустышек» под видом изношенных. Трудоёмкость низкая.
- Технологическая оснастка (пресс-формы, штампы) — проверка каждой единицы по бирке, контроль отсутствия трещин и маркировки износа. Выявляет: исчезновение дорогих штампов для литья под давлением; подмену более изношенными. Трудоёмкость средняя.
- Средства индивидуальной защиты многоразового использования — пересчёт и актирование учтённых бывших в употреблении СИЗ. Выявляет: продажу СИЗ на сторону под видом утилизированных, сокрытие реального расхода. Трудоёмкость низкая.
- Оборотная тара (контейнеры, поддоны) — внезапный пересчёт тары по цехам. Выявляет: сокрытие значительных объёмов в соседних арендованных складах, использование в личных целях. Трудоёмкость низкая.
Оборудование и незавершённое производство · трудоёмкость средняя
Здесь проверяется не наличие, а состав и состояние: серийные номера, моторесурс, контрольные суммы управляющих программ. Позиция может стоять на месте и при этом быть разукомплектована.
- Незавершённое производство на дорогостоящем оборудовании — внеплановое документирование всех заготовок на станках с ЧПУ — фотофиксация и замеры. Выявляет: несанкционированную доработку деталей в дополнительную смену, исчезновение партий. Трудоёмкость средняя.
- Оборудование со встроенными расходниками (лазерные трубки, кварцевые окна) — сверка фактического моторесурса в часах работы с показаниями контроллера и журналом замен. Выявляет: преждевременный демонтаж и вынос дорогостоящих комплектующих под видом ремонта. Трудоёмкость низкая.
- Запасные части для хрупкого оборудования (подшипники, вакуумные уплотнения) — сверка серийных номеров с оригинальными накладными поставщика. Выявляет: подделку серийных номеров, установку контрафакта, хищение оригинальных запчастей. Трудоёмкость средняя.
- Управляющие программы станков с ЧПУ — сравнение контрольных сумм программ на станке с эталоном из архива ИТ-отдела. Выявляет: внесение изменений в технологические программы для увеличения брака, саботаж. Трудоёмкость средняя.
Готовая продукция, брак и отходы · трудоёмкость низкая и средняя
Участок, где проверка чаще всего даёт немедленный денежный результат: брак и отходы обычно никем не пересчитываются, а готовая продукция проверяется по количеству, а не по серийным номерам.
- Готовая продукция с высокой добавленной стоимостью (микросхемы, оптика) — внезапное пломбирование склада готовой продукции и поштучная проверка по уникальным серийным номерам. Выявляет: подмену оригинальных изделий на муляжи; недостачу при погрузке. Трудоёмкость средняя.
- Бракованная продукция, ожидающая утилизации — внеплановая инвентаризация боя и брака со взвешиванием и проверкой актов утилизации. Выявляет: повторное использование бракованных деталей, занижение учётного объёма и массы. Трудоёмкость низкая.
- Отходы производства (стружка, обрезь сплавов) — внеплановое взвешивание накопленных отходов и расчёт коэффициента выхода годного. Выявляет: занижение объёма сдаваемых отходов, продажу стружки на сторону. Трудоёмкость низкая.
Как проходит проверка
Основная работа выполняется до выезда на объект. Пересчёт без подготовки подтверждает количество — и ничего больше.
Подготовка
- Визуальный аудит — подбираем эталонные изображения товара для сверки факта с тем, что записано в учёте.
- Технический контроль — привлекаем независимых технических специалистов для проверки работоспособности и нюансов вскрытия упаковки.
- Анализ оборачиваемости — проверяем не только дату производства, но и реальную скорость продаж. Позиция, которая будет продаваться шестьдесят лет, — не актив, а убыток.
- Ценовая экспертиза — сверяем учётную стоимость с текущими рыночными предложениями с учётом года выпуска и наличия гарантии, рассчитываем стоимость для переоценки.
Порядок проведения
- Позиции отбираем мы, дата не согласовывается заранее с материально ответственными лицами.
- Расхождения фиксируются в момент пересчёта, до подписания документов, — а не после того, как бухгалтерия «забьёт данные в базу и посчитает».
- Материально ответственные лица не участвуют в подсчёте тех позиций, за которые отвечают.
Почему годовой инвентаризации недостаточно
Количество подтверждено, стоимость — нет
Стандартный подход ограничивается сверкой остатков по количеству. При этом мимо проходят моральный износ, скрытые неликвиды — демонстрационные образцы, закупки под отказавшихся клиентов, позиции, приобретённые ради личной выгоды бывших сотрудников, — и ошибки штрихкодирования, когда наклейка на одном изделии соответствует другому. При сплошном пересчёте в конце года такие вещи не выявляются.
«Ровный» акт создаёт ложное спокойствие
Когда руководителю предоставляют акт без расхождений, вывод очевиден: всё под контролем, так и доложим дальше. Ресурсы на реальную проверку не выделяются, аудиты не проводятся, подозрения не возникают. Это условия для длительного и системного злоупотребления. Некачественная инвентаризация даёт легитимный способ списать недостачу.
Акт инвентаризации — доказательство
Правильно оформленный акт является доказательством в суде и основанием для взыскания ущерба. Отдельный эффект — психологический: контроль работает не через наказание, а через воспринимаемую вероятность обнаружения. Регулярные внезапные проверки формируют среду, в которой неучтённое становится аномалией, а не нормой.
Вопросы и возражения
«Мы проводим инвентаризацию каждый год»
Годовая инвентаризация подтверждает количество и проводится в известную всем дату силами тех же сотрудников, которые отвечают за остатки. Внеплановая проверка отличается тремя вещами: датой, которую никто не знает заранее, независимым составом и проверкой не только количества, но и идентичности и стоимости позиции.
«Мы не можем остановить склад»
Полная остановка не требуется. Проверка выборочная: отбираются критические позиции, а сама методика подбирается под режим работы участка. Точечная проверка четырёх-шести позиций занимает около часа и уже показывает, насколько учёт соответствует факту.
«Это создаст конфликт с кладовщиками»
Независимая проверка защищает и добросовестных материально ответственных лиц: при прозрачных правилах исчезает почва для подозрений. Конфликт возникает там, где проверка проводится выборочно по людям, а не по позициям, — мы отбираем позиции.
«Наши руководители говорят, что это лишнее»
Отношение к проверке зависит от того, чей интерес она затрагивает. Наёмные менеджеры и финансовые директора нередко возражают против качественной проверки: она способна вскрыть недостатки в процессах и снизить показатели прибыли, к которым привязаны их бонусы. Собственник, ориентированный на реальный денежный поток, заинтересован в обратном.
«Сколько это стоит?»
Возможны два варианта: процент от суммы обнаруженных недостач и приписок либо фиксированный гонорар. В первом случае стоимость определяется результатом. Под приписками понимается в том числе ситуация, когда актив не имеет указанной в учёте стоимости — из-за поломки, снижения качества или падения рыночной цены.
«А если ничего не найдёте?»
При оплате процентом от обнаруженного этот риск лежит на нас. Кроме того, подтверждённое соответствие учёта факту — тоже результат: он означает, что процессы приёмки, хранения и списания работают, и это освобождает от необходимости проверять их дальше.
«Мы не производство, а торговля»
Методика применяется в производстве, оптовой и розничной торговле, строительстве, общественном питании, на станциях техобслуживания и в прокате. Различается набор критических позиций — его отбор входит в нашу работу.
Проверьте, чем на самом деле являются рассчитанные чистые активы
Начать можно с точечной проверки: четыре-шесть позиций, около часа работы на объекте. Этого достаточно, чтобы увидеть системные проблемы — нарушение условий хранения, подмену моделей, фиктивное списание по времени поставки — и понять, нужна ли полная проверка.
Оплата — процент от обнаруженного или фиксированный гонорар. Соглашение о неразглашении заключается до обсуждения деталей.
Центр аналитики и внутреннего контроля «Де Факто». Работаем по модели COSO и методологии ACFE. Факты — наша валюта
Производство
Розничная торговля
Оптовая торговля
Строительство
Общественное питание
СТО
Страховые компании
Прокат и раскат а/м
Шоу-бизнес
Химическая промышленность
Центр аналитики и внутреннего контроля
De Facto
Факты - наша валюта
Лицензия: № Л055-00106-78/00001076
Обеспечение экономической безопасности юридических лиц и ИП
191317, Россия, Санкт-Петербург, пл. Александра Невского, 2 https://yandex.ru/maps/-/CTwgv8LM
Бизнес-центр Москва
Правовая информация
ИП Евдокимова Анастасия Валерьевна
ИНН: 781115880667
ОГРНИП: 321784700361238
Вернуться наверх